KOLUMNA Put do uspjeha: Evo kako sam dodatno smanjio ovisnost o mobitelu

U četvrtom tjednu svog putovanja u digitalni minimalizam, sveo sam korištenje svog pametnog telefona na oko sat vremena dnevno.

To je četiri puta manje od prosjeka i posljedica je “osiromašenja” mog iPhone-a, koji je ostao na svega nekoliko nužnih aplikacija – još sam par aplikacija napustio od prošlog tjedna.

Ono što i mene samog iznenađuje je činjenica da nemam potrebu ispočetka instalirati te iste aplikacije, koje su mi godinama krasile zaslon mobitela i neprimjetno mi krale dragocjeno vrijeme.

Naviknuo sam se na to da moram upaliti laptop da bih mogao pristupiti svom e-mailu ili Facebooku i to mi ne predstavlja problem.

Drastično manje puta uzimam mobitel u ruke i najveći dio vremena ga koristim za slušanje knjiga na Audible-u – ta mi se aplikacija pokazala najkorištenijom u ovom procesu prelaska na digitalni minmalizam.

Imao sam samo jednu hitnu situaciju na poslu koju sam riješio kvalitetnim razgovorom i odlukom. Sve ostalo se odvijalo kao i kad sam bio 4 puta više na svom mobitelu. 

No, sljedeći je korak najveća prepreka koju moram savladati – moram posložiti i pročistiti svoju komunikaciju na doslovno svim razinama. Sa svojim kolegama na poslu, sa svojim kupcima, svojim prijateljima i obitelji.

Oni su se svi navikli da sam uvijek dostupan i da brzo odgovaram poruke i elektroničku poštu.

Upravo je ta ista elektronička pošta jedan od uzroka loše i neučinkovite komunikacije. Nije problem u elektroničkoj pošti koja je sama po sebi temeljna tehnologija koja je promijenila svijet. Problem je u načinu kako koristimo elektroničku poštu.

Danas sam recimo odgovarao na email koji je imao 26 prethodnih razmjena informacija povezanih u jedan tzv. “thread” – izgubio sam prilično vremena čitajući odgovore svih članova tima koji su bili uključeni u ovu komunikaciju.

Točnije u ovu neučinkovitu i neefikasnu komunikaciju.

Nije dovoljno samo čitati elektroničku poštu svega nekoliko puta dnevno, umjesto odgovarati na svaku notifikaciju koju primimo na svoj mobitel. Stvarno je pitanje – korisitmo li ovaj kanal komunikacije na ispravan način? 

Primjetio sam da značajan broj emailova koje primim sadrži pitanja koja mi je netko napisao u par minuta. Vrlo često moram odvojiti bitno više vremena da odgovorim na ta pitanja – jer je unutar tima ili projekta bitan pisan trag i službena komunikacija. Tu je već nastao nesrazmjer između vremena koju je ta osoba uložila u pisanje svoje komunikacijske poruke i koje sam ja uložio da povratno odgovorim na to.

Onda dobijem povratno komentar od jedne ili više osoba, na što ponovo pišem svoj komentar. I odjednom se ovaj prepiska pretvori u “kobasicu” koja konzumira sve više vremena samo da ispočetka pročitam kako je uopće započela cijela prepiska. 

Ključan problem u ovoj cijeloj priči je što se svaka riječ u elektroničkoj prepisci može shvatiti pogrešno. Pogrešno u odnosu na razgovor licem u lice. Ili telefonom.

Ovaj se ritual ponavlja iz dana u dan i drugi je najveći potrošač mog vremena nakon društvenih mreža. Nakon cijelog dana takvog komuniciranja, osjećam se umorniji nego nakon mojih treninga za Ironman.

Odlučio sam stoga promijeniti način komunikacije. Sada tražim da ako mi osoba pošalje pitanje, da mi ujedno pošalje i minimalno dva prijedloga rješenja. To dramatično ubrzava stvar.

Druga stvar koju sam primjenio je Trello. Toplo preporučam ovu aplikaciju jer na nevjerojatno jednostavan način strukturira sve informacije i smanjuje “šum” koji je posljedica korištenja elektroničke pošte za razmjenu informacija. Ne morate koristiti baš Trello – postoji cijeli niz sličnih rješenja.

Treća je stvar smanjenje količine dolazne pošte. U prosjeku sam dobijao preko 100 emailova dnevno. Samo s odjavljivanjem sa svake neželjene liste ili emaila, smanjio sam taj broj na oko 60 emailova, a cilj mi je da kroz mjesec dana to svedem na ispod 30 dnevno.

I zadnje – primjenio sam “agile” metodologiju za vođenje kompletnog poslovanja, a ne samo za razvoj softvera. Ova metoda koja originalno dolazi iz Japana, pronašla je svoje mjesto među timovima koji žele napraviti više u kraćoj jedinici vremena. 

Ultimativno želim skratiti radni tjedan u svojim tvrtkama, a to ne mogu napraviti postojećim načinom rada. 

Kako ćete znati da ste na dobrom putu primjene “agile” metodologije? Tvrtka će doći u stanje “flow”-a. O tome više u nekom od sljedećih članaka.

Jednostavna, ali vrlo učinkovita primjena “agile” metodologije je tzv. dnevni “standup” sastanak, koji mora trajati maksimalno 15 minuta. Ako svaki dan postavite svojim suradnicima sljedeća tri pitanja, drastično ćete smanjiti broj poziva, poruka i emailova u toku tog istog dana:

1. Što si napravila od jučer?
2. Na koje si prepreke naišla?
3. Što ćeš napraviti do sutra?

Rim nije izgrađen preko noći – svaka promjena zahtjeva vrijeme da zaživi. Ali temelj je svake slobode, disciplina. Stoga, jednom kad krenete u tom smjeru fokusirajte se na mala inkrementalna poboljšanja i nemojte gledati unatrag. Tamo je prošlost.

Foksirajte se na put pred sobom. Tamo je budućnost.

Portal Gorica.info želi široj javnosti predstaviti uspješne Velikogoričane, njihove priče i njihova razmišljanja koja mogu biti inspiracija drugima. Jedan od takvih je i Siniša Drobnjak, privatni poduzetnik od 1995. godine.

U avanturu privatnog poduzetništva krenuo je iz kuće svojih roditelja od kojih je i posudio novac, dovoljan za osnivanje tvrtke i troškove prve prezentacije, na kojoj nije uspio doći do svog prvog kupca.

Danas je Siniša vlasnik nekoliko uspješnih tvrtki u regiji, koje se bave razvojem IT rješenja i distribucijom proizvoda u dentalnoj medicini.

Poslovna znanja je stjecao na prestižnim američkim i europskim poslovnim školama, a zadnjih nekoliko godina pomaže svojim klijentima u njihovom osobnom razvoju i tranziciji iz uloge zaposlenika u poziciju vlasnika.

U slobodno se vrijeme bavi humanitarnim radom i promicanjem tradicionalnih vrijednosti Turopolja, kao građanin Velike Gorice.

Otac je prekrasne tinejdžerice s kojom dijeli strast prema američkim konjima. Siniša je, među ostalim testiranjima vlastitih granica, uspješno prošao i 104 kilometra dugu avanturu po vrletima Velebita.

Završio je i veliki 48-satni maratonski humanitarni izazov za pomoć Judo klubu djece s teškoćama Fuji iz Velike Gorice.

Zbog svog višegodišnjeg humanitarnog rada Siniša Drobnjak je u prosincu 2023. godine nagrađen Turopoljskim srcem, nagradom Grada Velike Gorice.

Ovo je Sinišina 152. kolumna za portal Gorica.info.